A. Thiết lập nhóm hội nghị trên tổng đài IP Grandstream– Vào giao diện web điều khiển tổng đài -> PBX -> Call features -> Conference -> Bấm nút “Create new conference room) được như hình sau:– Có vài điểm cần chú ý:
+ Extension: 6300 – Đây chính là số phòng họp mọi người gọi vào
+ Public Mode:
* Nếu tích vào dấu chọn thì ai cũng có thể vào phòng họp, không cần password
* Nếu bỏ chọn thì mọi người cần password để đăng nhập vào phòng họp, và ta điền vào mục password ở dưới
+ Enable User invite: Cho phép người tham gia họp mời người khác vào họp
– Một số mục khác: Record conference (ghi âm phòng họp), Play hold music (kích hoạt cho người đầu tiên vào phòng họp nhưng chưa có ai tham gia thì nghe nhạc chờ)…
B. Hướng dẫn điều khiển hội nghị
1. Mọi người chủ động gọi từ ngoài vào họp:
– Nếu tổng đài có lời chào thì gọi vào số trung kế tổng đài -> Nghe lời chào -> bấm số phòng họp (ví dụ: 6300 như ở trên), nếu phòng họp sử dụng password thì nhập pass còn không thì vào thẳng phòng họp
– Nếu tổng đài không dùng lời chào: Ở ngoài gọi vào qua lễ tân hoặc máy trực -> nhờ chuyển máy vào số phòng họp (ví dụ: 6300 như ở trên), nếu phòng họp sử dụng password thì nhập pass còn không thì vào thẳng phòng họp,
2. Nếu là các máy lẻ trong tổng đài
– Gọi trực tiếp vào số phòng họp (ví dụ: 6300 như ở trên), nếu phòng họp sử dụng password thì nhập pass còn không thì vào thẳng phòng họp,
3. Mời người tham gia họp nếu người đó chưa vào họp
– Sau khi vào phòng họp rồi ta bấm
+ Hoặc số 0 -> Nghe lời mời bấm số bằng tiếng anh -> quay số cần mời vào phòng họp (người được mời tham gia họp sẽ nghe thấy thông báo xác nhận: số 1 để vào phòng họp, số 2 từ chối tham gia họp)
+ Hoặc số 1 -> Nghe lời mời bấm số bằng tiếng anh -> quay số cần mời vào phòng họp -> Người được mời chỉ cần nghe máy là kết nối vào phòng họp ngay
4. Điều khiển phòng họp qua giao diện web
Vào giao diện Web tổng đài -> PBX -> Call features -> Conference
– Mời người tham gia họp: bấm nút hình người có dấu cộng như hình đánh dấu vàng bên dưới
– Xóa người khỏi nhóm họp: bấm vào nút hình mầu đỏ bên dưới
– Chỉ cho người tham gia họp nghe không cho phép nói: Bấm vào hình loa đánh dấu mầu xanh bên dưới
C. Ngoài ra đơn giản nhất thì các điện thoại IP Grandstream support hỗ trợ tạo nhóm hội nghị trực tiếp từ 3 đến 7 bên trên điện thoại, không cần can thiệp vào tổng đài.
